Los eventos son una de las vías más importantes para obtener: conocimiento actualizado, impacto, relevancia profesional y conocer o reencontrarse con colegas o personas interesadas en la misma área, por ello, la organización de estos se ha constituido en un emprendimiento en si mismo, por lo que compartimos 10 pasos para poder realizar un evento exitoso:
1. Lo primero que hay que hacer es tener claro el propósito del mismo, es decir, qué se quiere. Eso generalmente hay que traducirlo en objetivos, los cuales son: el objetivo general del evento y el objetivo de bajo perfil.
Por ejemplo, si deseas hacer un evento sobre redes sociales en el periodismo, el objetivo general será: Dar a conocer los diferentes medios de comunicación social digital y la importancia del uso de estas redes sociales en su oficio. El objetivo de bajo perfil sería: promocionar a quien financia el evento (marcas patrocinadoras), a un profesional o experto en particular, obtener ingresos del taller-evento, o en su defecto, hacer networking. Es muy importante estar claro en esto para organizar lo demás, ya que todo ronda entorno al objetivo de “bajo perfil” o al motivo real para hacer el evento.
2. Luego de tener claro qué se quiere, hay que determinar a cual público se desea llegar. ¿Quiénes?, regionales, nacionales o internacionales, cuantos se desean que participen o cuantos se esperan participen, el perfil o target de estos, a fin de estimar cuanto se les puede cobrar, si son estudiantes, si son profesionales, etc, todo de la mano del objetivo de “bajo perfil”.
3. Capital a invertir: ¿Cuál es el tope de dinero que se invertirá en el evento?, de allí depende la calidad de invitados, material pop, uso de equipos especiales (luces, micrófonos inalambricos, etc), lugar del evento, cantidad de asistentes, refrigerios, realmente depende casi todo de tener claro un monto aproximado máximo. Si es primera vez que vas a realizar un evento en la ciudad, sería bueno tener dos o tres presupuestos de diferentes sitios, para tener una referencia de lo mínimo requerido, y de allí poder tomar un tope más ajustado a la realidad local.
4. ¿Cómo se financiará?, una vez determinado el monto máximo a invertir se debe ir al siguiente paso, conseguir el capital, esto puede venir de una sola forma o de una mixtura, ejemplo: capital propio, marcas patrocinantes, por parte del público (cobrar por entrada), lo importante es tener claro el momento de ingreso de dicho capital, ya que la mayoría de los costos de eventos se pagan con anticipación, por lo cual, en caso de optar por el financiamiento por parte del público, se debe contar con un capital de respaldo, en caso de no llegar a lo proyectado en ventas.
5. Crear un equipo: Solo no será posible coordinar un evento de magnitud media o grande, posiblemente uno muy pequeño, pero aún no es recomendable hacerlo sin un equipo, el cual debe contar con por lo menos los siguientes integrantes: jefe de personal (el que se encarga de las personas de protocolo, alimentos, seguridad, en fin, quien trata con empleados del día); encargado de ponentes (normalmente es quien tiene el contacto directo con lo ponentes, además de ser quien debe cuidar todo el equipo y a la persona del ponente, darle la bienvenida al evento y ayudarle para que pueda empezar y terminar su participación en el tiempo convenido); encargado de inscripciones (es quien se encarga de darle la bienvenida a los asistentes, junto al material pop del evento, normalmente es la misma persona encargada de entregar los certificados, si es que se dará uno); jefe de medios (es quien contacta para la divulgación del evento, generalmente, atiende al personal de prensa invitado y le otorga sus acreditaciones); el administrador o finanzas (quien hace los pagos y lleva los ingresos y egresos del evento); el coordinador general (el promotor del evento, que a su vez, interactúa con el equipo tomando decisiones en donde sea necesario).
6. Contactar con los Ponentes: tener un primer contacto con los supuestos ponentes para verificar su disponibilidad, su costo (si cobran), su costo de traslado (si son de afuera), hospedaje y viáticos, equipo audiovisual que necesitan (por si alguno foráneo desea hacer una videoconferencia porque no se pueda trasladar), entre otros aspectos que es necesario coordinar.
7. Logística: En este punto es menester decidir la duración del evento, el sitio donde se hará (debería tener baños en buenas condiciones y amplio estacionamiento con vigilancia), el espacio a utilizar (eso dependiendo si hay talleres, reuniones en paralelo o solo será en un salón del mismo); refrigerios (seleccionar el tipo y la hora), algunos aspectos que no se deben olvidar, es el relativo al sonido, wifi (si es que habrá), electricidad, a las sillas y al personal de apoyo del sitio (quien abre, a que hora cierran, donde lo encuentro), entre otros detalles logísticos.
8. Diseño del evento y del material de apoyo: un buen diseño ayuda no solo a la promoción del evento, sino a una grata recordación, por lo cual, hace más sencillo repetirlo en otros años. El diseño normalmente debe incluirse en identificadores, certificados, constancias, material pop a entregar, regalos o sorpresas para rifar al final de cada charla, publicidad del evento, entre otros.
9. Plan de Medios: Una vez determinado todo lo anterior, es importante dar a conocer el evento, y para ello, lo mejor es nombrar a un encargado de la difusión de la información (medios), no solo para que este elabore un plan de publicidad y mercadeo, sino que coordine la visita a las radios, canales de tv, redes sociales, entre otras formas de difusión, antes y durante el evento.
10. Personal Auxiliar: Es quien el día del evento termina realmente teniendo contacto con todos, y están conformados por el personal de protocolo, técnico de sonido y audiovisual, coordinadores de equipos de trabajo, seguridad, mesoneros. Por ello es importante contactarlos con tiempo, para garantizarlos el día del evento o contratar empresas especializadas en ofertar esos empleos temporales y con capacidad de cambio, en casos de conflictos con alguno.
El evento debe planificarse como mínimo con 2 meses de anticipación si es regional, si no, hasta con un año de antelación si es internacional, dependiendo del tipo de convocatoria y las características del mismo.
Un evento requiere mucha planificación y se mejora con la práctica, seguramente en el día tendrás muchos tropiezos, pero para ello debes contar con un equipo con iniciativa, para evitar que se conviertan en problemas que afecten la calidad del evento que has promocionado.
Éxitos en el mismo!.